наверх

 

Как правильно планировать рабочий день

Как правильно планировать рабочий день




Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

- правила начала дня;
- правила середины дня;
- правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Как этот день может приблизить меня к достижению целей

Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости

Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня.Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономитевремя, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной
Контакты:
Адрес: Свердлова, 55-д, 15 118513 Москва,
Телефон:+7 495-940-876-58, Электронная почта: contact@my-71.ru новости туризма
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
» 6 правил, как начать день ????

забирай на стену и начинай каждый день правильно! 1. начинать день с позитивным настроением. старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению

» Друзья, подготовил для вас 6 правил, как начать день

1. начинать день с позитивным настроением. старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для

»  начала дня.

1. начинать день с позитивным настроением. старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для

» Список лучших бизнес-книг по версии Forbes.

1) правила джобса. универсальные принципы успеха от лидера apple - кармин галло. 2) бенеттон. семья, бизнес и бренд - джонатан мэнтл 3) бизнес есть бизнес. не сдаваться!; - а. соловьев 4) моя жизнь, мои достижения -

» Вступили в силу новые правила техосмотра

C 4 мая в России вступают в силу поправки в Закон «О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» Напомним, что правительств…

» ????Лайфхак: Носите одно и то же каждый день

▪надевайте одно и то же каждый день — это сэкономит и время, и способность принимать решения. известное правило в выборе рабочей одежды — одеваться для той должности, которую вы хотите получить. отчасти это справедливо

» ⏳Как правильно планировать время и сдавать работу вовремя

сколько раз вам удалось выполнить работу в срок, не переходя в авральный режим сосчитали, загнув пальцы одной руки обидно. тем более, что сроки вы каждый раз устанавливали сами. оказывается, это не мистика, а вполне

» Правила декорирования интерьера - результат доступен всем

Все, что когда-то началось, должно обрести логическое завершение. Вы благополучно справились с перепланировкой, с ремонтом, с зонированием помещения. Но чего-то не хватает. Финальным штрихом, приводящ…

» Основные правила безопасности при выполнении кровельных работ

При проведении любого типа и вида строительных работ всегда следует помнить о соблюдении правил, норм и требований безопасности. Особняком стоит техника безопасности при работе по устройству и ремонт…

» пост для CHIEF всё о бизнесе

бодо шефер — принципы богатства: принцип №1 — откладывай по 25% дохода и 50% от сверх дохода на отдельный счет! впоследствии инвестируй эти деньги. банки платят копейки и спасают только деньги от инфляции! принцип

» ???????? Аудиокнига - «Правила карьеры»

ричард темплар «правила карьеры » – это прежде всего руководство для менеджеров, открывающее глаза тем, кто стремится взобраться на вершину, но не может выбрать правильный маршрут. кроме того, эта книга в значительной

» Бодо Шефер — ПРИНЦИПЫ БОГАТСТВА 

принцип №1 — откладывай по 25% дохода и 50% от сверх дохода на отдельный счет! впоследствии инвестируй эти деньги. банки платят копейки и спасают только деньги от инфляции! принцип №2 — экономь! только экономя и

» Бодо Шефер — принципы богатства:

принцип №1 — откладывай по 25% дохода и 50% от сверх дохода на отдельный счет! впоследствии инвестируй эти деньги. банки платят копейки и спасают только деньги от инфляции!принцип №2 — экономь! только экономя и

» Бодо Шефер - принципы богатства:

принцип №1 - откладывай по 25% дохода и 50% от сверх дохода на отдельный счет! впоследствии инвестируй эти деньги. банки платят копейки и спасают только деньги от инфляции!принцип №2 - экономь! только экономя и

» Принципы богатства от Бодо Шеффера:

принцип №1 - откладывай по 25% дохода и 50% от сверх дохода на отдельный счет! впоследствии инвестируй эти деньги. банки платят копейки и спасают только деньги от инфляции!принцип №2 - экономь! только экономя и

Оставить комментарий
Калейдоскоп
19 жестких «надо», которые ведут к успеху от Дэна Вальдшмидта. 19 жестких «надо», которые ведут к успеху...

дэн - предприниматель, маркетолог и один из...

  • 20:32
  • 0
  • 0
Бизнес-идея: Кальянная комната Бизнес-идея: Кальянная комната...

бизнес и предпринимательство·4 окт 2018...

  • 20:32
  • 0
  • 0
7 замечательных уроков успеха от Генри Форда 7 замечательных уроков успеха от Генри...

1. фокус. вы находитесь в полном неведении о...

  • 20:00
  • 0
  • 0
Почему нужно стать безжалостным к самому себе Почему нужно стать безжалостным к самому...

жалость к себе — эмоция, основанная на...

  • 20:00
  • 0
  • 0
Свежая бизнес идея 2021: продажа нанопленки против камер ГИБДД и видеорегистраторов. Свежая бизнес идея 2021: продажа...

начальные вложения: 5 т.р. ежемесячная...

  • 20:00
  • 0
  • 0
Как сделать первые шаги в сезонном бизнесе с минимальными затратами ???????? Как сделать первые шаги в сезонном бизнесе...

если боишься напрячь извилину или потерять...

  • 20:00
  • 0
  • 0
CRM для малого бизнеса CRM для малого бизнеса...

1. amocrm простая saas crm система....

  • 20:00
  • 0
  • 0
БУДУЩЕЕ НАСТУПИЛО. БУДУЩЕЕ НАСТУПИЛО. ...

всё началось много лет назад. к тому времени...

  • 20:00
  • 0
  • 0
В среднем сотрудник работает 3 часа из каждых 8 В среднем сотрудник работает 3 часа из...

множество исследований говорит о том, что...

  • 20:00
  • 0
  • 0
????ТОР 4 фильма про бизнес! Обязательно к просмотру!???? ????ТОР 4 фильма про бизнес! Обязательно к...

основатель (2016) история рэя крока,...

  • 20:00
  • 0
  • 0
«Жизнь-cтpaннaя штyкa» «Жизнь-cтpaннaя штyкa»...

moжeт быть, bы знaeтe, чтo pyкoвoдитeль...

  • 20:00
  • 0
  • 0
Бизнес-идея: Производство пеноблоков. Бизнес-идея: Производство пеноблоков....

входной билет: 200-250 т.р. окупаемость: 4...

  • 16:32
  • 0
  • 0